AI-assistenten voor advocatenkantoren

Geen gemiste aanvragen, en minder onderbroken dossierwerk.

Een AI-assistent vangt het eerste contact op via telefoon, WhatsApp en je website. Hij noteert contactgegevens en een globale omschrijving van de hulpvraag en geeft afspraakaanvragen door aan het kantoor. Juridisch advies geeft hij niet: dat blijft bij de advocaat.

Plan een kennismaking Bekijk een voorbeeld

Vrijblijvend. We bekijken samen wat voor je kantoor zinvol is, en wat niet.

Herkenbaar?

Bereikbaar zijn en geconcentreerd werken gaan moeilijk samen

Op de rechtbank, in een bespreking of midden in een conclusie kun je de telefoon niet opnemen. Toch begint elke nieuwe zaak met iemand die het kantoor probeert te bereiken.

  • Gemiste aanvragen

    Wie voor het eerst belt en geen gehoor krijgt, belt vaak niet terug en zoekt een ander kantoor.

  • Onderbrekingen

    Elke oproep haalt je uit een dossier. Daarna kost het tijd om de draad weer op te pakken.

  • Tijdrovende intake

    Voor een eerste gesprek kan worden ingepland, moeten naam, contactgegevens en het soort vraag bekend zijn. Dat uitvragen kost het secretariaat veel tijd.

  • Aanvragen die niet passen

    Een deel van de vragen valt buiten de rechtsgebieden van het kantoor. Dat wordt vaak pas duidelijk nadat iemand er tijd voor heeft vrijgemaakt.

Onze oplossingen

Wat we voor je kantoor kunnen inrichten

De assistent is bedoeld voor het eerste contact en de praktische kant van een afspraak. De inhoud van een zaak hoort in het gesprek met de advocaat.

  • AI-telefonie

    Neemt op wanneer het secretariaat bezet of gesloten is. Noteert wie belt, hoe die persoon bereikbaar is en waarover de vraag in grote lijnen gaat, en legt een terugbel- of afspraakverzoek vast.

  • AI-chatbot

    Beantwoordt op je website praktische vragen: welke rechtsgebieden het kantoor behandelt, hoe een eerste gesprek verloopt en hoe het kantoor bereikbaar is. Inhoudelijke vragen verwijst hij door naar een advocaat.

  • WhatsApp-automatisering

    Voor wie liever een bericht stuurt. De assistent bevestigt de ontvangst, vraagt de nodige contactgegevens en geeft de aanvraag door. Hij vraagt uitdrukkelijk om geen stukken of gevoelige details te sturen.

  • Klantenopvolging

    Volgt er na een aanvraag nog geen afspraak, dan kan de assistent een kort bericht sturen om een gesprek in te plannen, als het kantoor dat wil. Wanneer en hoe vaak, bepaalt het kantoor.

  • Afspraakherinneringen

    Een herinnering vóór een ingeplande afspraak, met datum, uur en locatie of videolink. Over de inhoud van het dossier staat daar niets in.

  • Afhankelijk van koppelingen

    Afspraken rechtstreeks in de agenda zetten kan alleen met een afgesproken agendakoppeling. Zonder koppeling geeft de assistent een voorkeursmoment door dat het kantoor bevestigt. Toegang tot dossiersoftware is geen onderdeel van de standaardopzet.

Een concreet voorbeeld

Van eerste aanvraag tot opvolging

Dinsdagmiddag. Het secretariaat is in gesprek en de advocaten zitten op de rechtbank. Iemand belt voor het eerst naar het kantoor.

  1. 1

    Eerste aanvraag

    Iemand belt, stuurt een bericht of gebruikt de chat. De assistent zegt meteen dat hij een digitale assistent is en geen juridisch advies geeft.

  2. 2

    Gegevens verzamelen

    Hij noteert naam, contactgegevens, het rechtsgebied in grote lijnen en of er een termijn speelt. Naar de details van de zaak vraagt hij niet.

  3. 3

    Overdracht aan het kantoor

    Het kantoor krijgt een samenvatting. Een advocaat of het secretariaat beoordeelt of de zaak past, controleert op tegenstrijdige belangen en bevestigt de afspraak.

  4. 4

    Opvolging

    Na de bevestiging kan de cliënt een herinnering krijgen. Komt er geen afspraak, dan beslist het kantoor of de aanvraag wordt opgevolgd of afgesloten.

Nieuwe aanvraag Eerste gesprek · huur
Kanaal
Telefoon · dinsdag 14:10
Naam
M. Claes
Telefoon
0470 12 34 56
Hulpvraag
Geschil met verhuurder (globaal)
Termijn
Reactie nodig vóór het einde van de maand
Voorkeur
Donderdag of vrijdag, voormiddag
Status
Wacht op beoordeling door het kantoor

Wordt verstuurd naar het kanaal dat het kantoor kiest, bijvoorbeeld e-mail.

Fictief voorbeeld ter illustratie. De assistent geeft geen juridisch advies en beoordeelt geen zaken. Zonder agendakoppeling bevestigt het kantoor elke afspraak zelf.

Duidelijke grenzen

Wat de assistent doet, en wanneer een medewerker het overneemt

Dit doet de assistent

  • Het eerste contact opvangen wanneer niemand kan opnemen
  • Contactgegevens en een globale hulpvraag noteren
  • Praktische vragen beantwoorden: rechtsgebieden, bereikbaarheid, verloop van een eerste gesprek
  • Afspraak- en terugbelverzoeken doorgeven aan het kantoor

Dit neemt een medewerker over

  • Elke juridische beoordeling en elk advies
  • Beslissen of het kantoor een zaak aanneemt, inclusief de controle op belangenconflicten
  • Vragen over lopende dossiers
  • Dringende situaties, volgens de regels die het kantoor vastlegt
  • Afspraken over kosten en ereloon

Vertrouwelijke informatie

De assistent is er voor het eerste contact, niet voor de inhoud van een zaak. Daarom richten we hem zo in dat hij alleen vraagt wat nodig is om een afspraak te plannen: naam, contactgegevens en een globale omschrijving van de hulpvraag.

Wie details of stukken wil delen, krijgt de vraag om dat in het gesprek met de advocaat te doen. Wat iemand toch uit zichzelf vertelt, kan wel in het gesprek terechtkomen: dat valt niet uit te sluiten.

Welke gegevens worden vastgelegd, waar ze worden verwerkt, wie er toegang toe heeft en hoe lang ze bewaard blijven, leggen we vóór de start met het kantoor vast. Of de inzet past binnen het beroepsgeheim en de regels van je balie, beoordeelt het kantoor zelf. Wij leveren de informatie die je daarvoor nodig hebt.

Afspraken, beschikbaarheid en gegevens uit je eigen systemen zijn alleen beschikbaar via koppelingen die we vooraf samen afspreken en testen. Wat niet gekoppeld is, geeft de assistent door aan het kantoor.

Zo werken we

In vier stappen naar een assistent die bij je kantoor past

Je hoeft geen technisch project te leiden. We denken mee en nemen het uitzoekwerk uit handen.

  1. Stap 1

    Kennismaking

    We bespreken hoe je kantoor werkt: hoe nieuwe aanvragen binnenkomen, wie ze nu opvangt en waar het secretariaat of de advocaten tijd verliezen.

  2. Stap 2

    Processen en koppelingen bepalen

    We bepalen welke gegevens de assistent vraagt, welke rechtsgebieden het kantoor behandelt, wat als dringend geldt en wie welke aanvraag krijgt. We leggen ook vast welke gegevens worden verwerkt en of een agendakoppeling gewenst is.

  3. Stap 3

    Configureren

    We richten de assistent in met de informatie van het kantoor en met duidelijke grenzen: geen advies, geen inschatting van slaagkansen en geen vragen naar de details van een zaak.

  4. Stap 4

    Testen en verbeteren

    We testen met realistische eerste contacten, ook met bellers die toch om advies vragen. Na de start bekijken we in overleg met het kantoor hoe gesprekken verlopen en stellen we bij.

Veelgestelde vragen

Vragen die we vaak krijgen van advocatenkantoren

Geeft de assistent juridisch advies?

Nee. De assistent geeft geen advies, schat geen slaagkansen in en beoordeelt geen zaken. Wie een inhoudelijke vraag stelt, krijgt te horen dat een advocaat die in een gesprek beantwoordt.

Hoe gaat de assistent om met vertrouwelijke informatie?

Hij vraagt alleen wat nodig is om een afspraak te plannen: naam, contactgegevens en een globale omschrijving van de hulpvraag. Naar details of stukken vraagt hij niet. Welke gegevens worden vastgelegd, waar ze worden verwerkt en hoe lang ze bewaard blijven, leggen we vooraf met het kantoor vast. Of dat past binnen het beroepsgeheim en de regels van je balie, beoordeelt het kantoor zelf.

Wat als iemand met een dringende zaak belt?

Samen met het kantoor leggen we vast wat als dringend geldt, bijvoorbeeld een termijn die bijna verstrijkt, en wat er dan gebeurt: doorverbinden, een melding naar een aangewezen persoon of een terugbelverzoek met voorrang. De assistent beoordeelt de zaak zelf niet.

Kan de assistent afspraken rechtstreeks in de agenda zetten?

Alleen met een afgesproken agendakoppeling, en alleen voor de soorten afspraken die het kantoor daarvoor openstelt. Zonder koppeling noteert hij een voorkeursmoment dat het kantoor bevestigt.

Kunnen bestaande cliënten via de assistent iets over hun dossier vragen?

Nee. De assistent heeft geen toegang tot dossiers. Hij noteert de vraag en geeft door dat de cliënt contact wil met de behandelende advocaat.

Weten bellers dat ze met een AI-assistent spreken?

Ja. De assistent zegt aan het begin van het gesprek dat hij een digitale assistent is en geen juridisch advies geeft.

Benieuwd of dit bij jouw kantoor past?

In een korte kennismaking bespreken we hoe nieuwe aanvragen nu binnenkomen en wat een assistent daarvan kan opvangen, met de grenzen die voor een advocatenkantoor gelden.

Plan een kennismaking

Je komt terecht bij het contactformulier op de homepage. Vrijblijvend en zonder verplichtingen.

Andere sectoren