AI-assistenten voor hotels

Gastvragen beantwoord, ook wanneer de receptie druk is.

Een AI-assistent beantwoordt veelgestelde vragen van gasten via telefoon, WhatsApp en je website, in meerdere talen. Hij verzamelt aanvragen en geeft ze door. Wat om een mens vraagt, komt bij de receptie terecht.

Plan een kennismaking Bekijk een voorbeeld

Vrijblijvend. We bekijken samen wat voor je hotel zinvol is, en wat niet.

Herkenbaar?

De balie en de telefoon vragen tegelijk om aandacht

Tijdens het in- en uitchecken staat de gast voor je op de eerste plaats. Intussen blijven dezelfde vragen binnenkomen via telefoon, mail en berichten.

  • Gemiste oproepen aan de balie

    Er staat een rij gasten en de telefoon gaat. Wie belt, krijgt geen gehoor of moet lang wachten.

  • Steeds dezelfde vragen

    Vanaf hoe laat kan ik inchecken? Is het ontbijt inbegrepen? Is er parking? De receptie beantwoordt ze elke dag opnieuw.

  • Meertalige gasten

    Gasten stellen hun vraag in hun eigen taal, op elk moment van de dag. Niet elke collega spreekt elke taal even vlot.

  • Vragen over beschikbaarheid

    Is er nog een kamer vrij dit weekend? Wie niet snel een antwoord krijgt, kijkt al gauw verder.

Onze oplossingen

Wat we voor je hotel kunnen inrichten

Je kiest zelf welke onderdelen je inzet. Alle kanalen werken met dezelfde informatie over je hotel en dezelfde overdracht naar de receptie.

  • AI-telefonie

    Neemt op wanneer de receptie in gesprek is of de balie onbemand is. Beantwoordt vragen over inchecktijden, ontbijt en parking met de informatie die jij aanlevert, en noteert aanvragen die de receptie moet opvolgen.

  • AI-chatbot

    Helpt bezoekers van je website met praktische vragen over het hotel, de kamers en de omgeving. Bij een aanvraag vraagt hij naar de periode, het aantal personen en de contactgegevens.

  • WhatsApp-automatisering

    Gasten sturen voor en tijdens hun verblijf een bericht en krijgen direct antwoord op praktische vragen. Speciale verzoeken worden genoteerd en aan de receptie doorgegeven.

  • Klantenopvolging

    Een aanvraag die nog openstaat, zoals een groepsreservering of een vraag over een arrangement, blijft niet liggen: de assistent stuurt een bericht na of zet een herinnering klaar voor je team.

  • Afspraakherinneringen

    Een bericht vóór aankomst met praktische informatie, zoals de inchecktijden en de route naar de parking. Welke berichten gasten krijgen en wanneer, leggen we samen vast.

  • Afhankelijk van koppelingen

    Actuele beschikbaarheid en prijzen kan de assistent alleen tonen als daarvoor een koppeling met je reserveringssysteem is afgesproken en technisch mogelijk blijkt. Zonder koppeling verzamelt hij de aanvraag en bevestigt de receptie.

Een concreet voorbeeld

Van eerste aanvraag tot opvolging

Donderdagavond. De receptie is bezig met een groep die incheckt. Een gast stuurt een bericht via WhatsApp.

  1. 1

    Eerste aanvraag

    De gast stelt zijn vraag via telefoon, WhatsApp of de chat op je website en krijgt meteen een reactie.

  2. 2

    Beantwoorden en verzamelen

    De assistent beantwoordt praktische vragen met jouw informatie en noteert wat de gast wil: periode, aantal personen en bijzondere wensen.

  3. 3

    Overdracht aan de receptie

    De receptie krijgt een samenvatting, controleert de beschikbaarheid en bevestigt zelf. Bij een klacht of een bijzonder verzoek neemt een medewerker het gesprek over.

  4. 4

    Opvolging

    Na de bevestiging kan de gast vóór aankomst een bericht met praktische informatie krijgen.

Nieuwe aanvraag Kameraanvraag 14–16 juni
Kanaal
WhatsApp · donderdag 19:42
Gast
S. Peeters
Contact
s.peeters@voorbeeld.be
Aanvraag
Tweepersoonskamer, 2 nachten
Extra
Parkeerplaats gewenst
Beantwoord
Parking en inchecktijden
Status
Wacht op bevestiging door de receptie

Wordt verstuurd naar e-mail of het systeem dat we samen afspreken.

Fictief voorbeeld ter illustratie. Hier is de assistent niet gekoppeld aan het reserveringssysteem: de receptie controleert en bevestigt. Met een afgesproken koppeling kan de assistent beschikbaarheid zelf tonen.

Duidelijke grenzen

Wat de assistent doet, en wanneer een medewerker het overneemt

Dit doet de assistent

  • Praktische vragen beantwoorden op basis van jouw informatie
  • Aanvragen voor kamers, groepen of arrangementen verzamelen
  • Gasten te woord staan in het Nederlands, Frans en Engels; andere talen in overleg
  • Een duidelijke samenvatting doorgeven aan de receptie

Dit neemt een medewerker over

  • Klachten en gevoelige situaties
  • Afwijkende verzoeken, zoals prijsafspraken of annuleren buiten de voorwaarden
  • Het bevestigen van reserveringen, tenzij een koppeling dat overneemt
  • Elke vraag waarop de assistent geen goedgekeurd antwoord heeft

Afspraken, beschikbaarheid en gegevens uit je eigen systemen zijn alleen beschikbaar via koppelingen die we vooraf samen afspreken en testen. Wat niet gekoppeld is, geeft de assistent door aan de receptie.

Zo werken we

In vier stappen naar een assistent die bij je hotel past

Je hoeft geen technisch project te leiden. We denken mee en nemen het uitzoekwerk uit handen.

  1. Stap 1

    Kennismaking

    We bespreken hoe je hotel werkt: welke vragen binnenkomen, op welke momenten de receptie vastloopt en welk kanaal het meeste verschil maakt.

  2. Stap 2

    Processen en koppelingen bepalen

    We leggen vast welke vragen de assistent beantwoordt, welke aanvragen hij verzamelt en wanneer de receptie het overneemt. We bekijken ook welke koppelingen zinvol en mogelijk zijn, bijvoorbeeld met je reserveringssysteem.

  3. Stap 3

    Configureren

    We richten de assistent in met jouw informatie: inchecktijden, ontbijt, parking, faciliteiten en huisregels, in de talen die je gasten spreken.

  4. Stap 4

    Testen en verbeteren

    Vóór de start testen we met realistische gastvragen. Daarna lopen we gesprekken na en sturen we bij waar antwoorden beter kunnen.

Veelgestelde vragen

Vragen die we vaak krijgen van hotels

Kan de assistent zelf kamers boeken?

Alleen als daarvoor een koppeling met je reserveringssysteem is afgesproken en technisch mogelijk is. Dat bekijken we per systeem. Zonder koppeling verzamelt de assistent de aanvraag en bevestigt de receptie.

In welke talen kan de assistent gasten helpen?

In het Nederlands, Frans en Engels. Andere talen zijn mogelijk; welke dat voor jouw hotel zijn, stemmen we af tijdens de kennismaking.

Wat gebeurt er bij een klacht of een dringend probleem tijdens het verblijf?

Dan draagt de assistent het gesprek over aan de receptie, volgens de regels die we vooraf met jou vastleggen. Is de receptie gesloten, dan wordt de melding vastgelegd en doorgestuurd naar de persoon die jij aanwijst.

Waar haalt de assistent zijn antwoorden vandaan?

Uit de informatie die jij aanlevert en goedkeurt, zoals inchecktijden, faciliteiten en huisregels. Weet de assistent iets niet, dan zegt hij dat en geeft hij de vraag door in plaats van iets te verzinnen.

Weten gasten dat ze met een AI-assistent praten?

Ja. De assistent maakt duidelijk dat hij een digitale assistent is. Wie liever een medewerker spreekt, wordt doorverwezen naar de receptie of krijgt een terugbelverzoek.

Moeten we ons telefoonnummer wijzigen?

Vaak niet. In veel gevallen kun je het bestaande nummer houden en doorschakelen wanneer de receptie niet opneemt. Wat mogelijk is, hangt af van je telefooncentrale of aanbieder. Dat bekijken we samen.

Benieuwd wat dit voor jouw hotel kan betekenen?

In een korte kennismaking bekijken we welke vragen je receptie het meest bezighouden en wat een assistent daarvan kan overnemen.

Plan een kennismaking

Je komt terecht bij het contactformulier op de homepage. Vrijblijvend en zonder verplichtingen.

Andere sectoren