AI-assistenten voor praktijken & salons

Bereikbaar blijven, ook tijdens een behandeling.

Een AI-assistent neemt oproepen en berichten aan terwijl jij met een patiënt of klant bezig bent. Hij verwerkt afspraakaanvragen en annuleringen en stuurt herinneringen. Medisch advies geeft hij niet.

Plan een kennismaking Bekijk een voorbeeld

Vrijblijvend. We bekijken samen wat voor je praktijk of salon zinvol is, en wat niet.

Herkenbaar?

Je aandacht hoort bij de persoon die voor je zit

Tijdens een behandeling neem je de telefoon niet op. Afspraken, wijzigingen en afmeldingen komen toch binnen, vaak op het slechtst mogelijke moment.

  • Onbereikbaar tijdens behandelingen

    Je handen zijn bezig en je wilt de behandeling niet onderbreken. De telefoon gaat intussen naar de voicemail.

  • Annuleringen op het laatste moment

    Een afmelding komt binnen via voicemail of een bericht dat je pas ’s avonds leest. De vrijgekomen plek raakt niet meer ingevuld.

  • Vergeten afspraken

    Iemand komt niet opdagen. Het moment is verloren, terwijl je er iemand anders mee had kunnen helpen.

  • Administratie na sluitingstijd

    Terugbellen, berichten beantwoorden en de agenda bijwerken schuiven door naar de avond.

Onze oplossingen

Wat we voor je praktijk of salon kunnen inrichten

Je kiest zelf welke onderdelen je inzet. De assistent werkt met de informatie en de regels die jij vastlegt, bijvoorbeeld over annuleren.

  • AI-telefonie

    Neemt op terwijl jij behandelt. Noteert wie belt en waarvoor, en legt een afspraak-, wijzigings- of annuleringsverzoek vast.

  • AI-chatbot

    Beantwoordt op je website vragen over behandelingen, de tarieven die jij aanlevert, openingstijden en bereikbaarheid, en neemt afspraakaanvragen op.

  • WhatsApp-automatisering

    Patiënten en klanten sturen een bericht wanneer het hun past. De assistent verwerkt de aanvraag of annulering en geeft die door.

  • Klantenopvolging

    Na een behandeling kan de assistent een bericht sturen om een vervolgafspraak voor te stellen, volgens de regels die jij bepaalt.

  • Afspraakherinneringen

    Een herinnering vóór de afspraak, met de mogelijkheid om tijdig af te melden. Zo komt een vrijgekomen plek eerder in beeld.

  • Afhankelijk van koppelingen

    Vrije momenten tonen en afspraken rechtstreeks boeken, verplaatsen of annuleren kan alleen via een afgesproken koppeling met je agenda- of praktijksoftware. Zonder koppeling geeft de assistent het verzoek door en bevestig jij.

Een concreet voorbeeld

Van eerste aanvraag tot opvolging

Twee situaties, één aanpak: de assistent vangt het contact op, noteert wat nodig is en geeft het door. In een praktijk geldt daarbij een extra grens: geen medisch advies.

  1. 1

    Eerste aanvraag

    Een patiënt of klant belt, stuurt een bericht of gebruikt de chat op je website, en krijgt meteen een reactie.

  2. 2

    Gegevens verzamelen

    De assistent noteert naam, contactgegevens, het soort afspraak en het gewenste moment. In een praktijk vraagt hij niet verder door op de klacht.

  3. 3

    Overdracht aan jou

    Je krijgt een samenvatting en bevestigt het moment. Bij een medische vraag of een dringende klacht verwijst de assistent door volgens jouw regels.

  4. 4

    Opvolging

    Vóór de afspraak volgt een herinnering. Wordt er afgemeld, dan weet je dat meteen en kun je de plek opnieuw invullen.

Voorbeeld uit een praktijk

Een praktijk voor kinesitherapie, woensdagvoormiddag. De therapeut is aan het behandelen. Een patiënt belt.

Afspraakaanvraag Bestaande patiënt
Kanaal
Telefoon · woensdag 10:20
Naam
A. Willems
Telefoon
0470 12 34 56
Reden
Rugklachten sinds gisteren (eigen woorden)
Voorschrift
Nog niet
Voorkeur
Donderdag of vrijdag, na 16 uur
Status
Wacht op bevestiging door de praktijk

Medische vraag niet beantwoord; doorverwezen naar therapeut en huisarts.

Voorbeeld uit een salon

Een kapsalon, vrijdagmiddag. Alle stoelen zijn bezet. Een klant stuurt een WhatsApp-bericht.

Annulering + nieuwe aanvraag Knippen en kleuren
Kanaal
WhatsApp · vrijdag 15:32
Klant
E. De Smet
Geannuleerd
Zaterdag 10:00
Nieuwe voorkeur
Volgende week donderdag of vrijdag, namiddag
Status
Wacht op bevestiging door de salon

Zaterdag 10:00 komt vrij en kan opnieuw worden ingevuld.

Fictieve voorbeelden ter illustratie. De assistent geeft geen medisch advies en stelt geen diagnose. Zonder koppeling met de agenda bevestigt de praktijk of salon elke afspraak zelf.

Duidelijke grenzen

Wat de assistent doet, en wanneer een medewerker het overneemt

Dit doet de assistent

  • Oproepen en berichten opvangen terwijl jij behandelt
  • Afspraakaanvragen, wijzigingen en annuleringen noteren
  • Praktische vragen beantwoorden: behandelingen, tarieven, openingstijden, bereikbaarheid
  • Herinneringen sturen vóór een afspraak

Dit neemt een medewerker over

  • Medisch advies, diagnoses en alles wat met de behandeling zelf te maken heeft
  • Dringende klachten: de assistent verwijst door volgens de regels die jij vastlegt
  • Vragen over een dossier, resultaten of terugbetaling
  • Persoonlijk advies over een behandeling of product in de salon
  • Het bevestigen van afspraken, tenzij een agendakoppeling is afgesproken

Gegevens over gezondheid

De reden voor een afspraak kan iets zeggen over iemands gezondheid. Daarom vraagt de assistent in een praktijk alleen wat nodig is om de afspraak te plannen en vraagt hij niet door op klachten.

Welke gegevens worden genoteerd, waar ze terechtkomen en wie ze kan inzien, leggen we vóór de start met jou vast. Of de opzet past binnen de regels van je beroep, beoordeel je zelf; wij leveren de informatie die je daarvoor nodig hebt.

Afspraken, beschikbaarheid en gegevens uit je eigen systemen zijn alleen beschikbaar via koppelingen die we vooraf samen afspreken en testen. Wat niet gekoppeld is, geeft de assistent door aan de praktijk of salon.

Zo werken we

In vier stappen naar een assistent die bij je praktijk of salon past

Je hoeft geen technisch project te leiden. We denken mee en nemen het uitzoekwerk uit handen.

  1. Stap 1

    Kennismaking

    We bespreken hoe je praktijk of salon werkt: wanneer je onbereikbaar bent, hoe afspraken en afmeldingen nu binnenkomen en wat je daarvan wilt uitbesteden.

  2. Stap 2

    Processen en koppelingen bepalen

    We bepalen welke aanvragen de assistent verwerkt, wat hij bij een annulering doet en wanneer hij doorverwijst. We bekijken of een koppeling met je agenda- of praktijksoftware mogelijk is.

  3. Stap 3

    Configureren

    We richten de assistent in met je behandelingen, tarieven, openingstijden en annuleringsregels. Voor een praktijk komt daar een duidelijke grens bij: geen medisch advies.

  4. Stap 4

    Testen en verbeteren

    We testen met realistische gesprekken: een nieuwe afspraak, een afmelding, iemand die toch om advies vraagt. Na de start lopen we gesprekken na en stellen we bij.

Veelgestelde vragen

Vragen die we vaak krijgen van praktijken en salons

Geeft de assistent medisch advies?

Nee. De assistent geeft geen medisch advies, stelt geen diagnose en beoordeelt geen klachten. Wie een medische vraag stelt, krijgt te horen dat de behandelaar die beantwoordt, en wordt bij dringende klachten doorverwezen volgens de regels die jij vastlegt.

Kan de assistent zelf afspraken boeken, verplaatsen of annuleren?

Alleen via een afgesproken koppeling met je agenda- of praktijksoftware. Of dat kan, hangt af van het systeem dat je gebruikt. Zonder koppeling geeft de assistent het verzoek door en bevestig jij.

Wat gebeurt er als iemand met een dringende klacht belt?

Samen leggen we vast wat de assistent dan doet, bijvoorbeeld verwijzen naar de huisarts, de wachtdienst of de hulpdiensten, en de melding met voorrang aan jou doorgeven. De assistent schat zelf niet in hoe ernstig een klacht is.

Hoe werken de afspraakherinneringen?

De assistent stuurt vóór de afspraak een bericht via het kanaal dat we afspreken. Daarvoor moet hij weten wanneer de afspraak is: via een koppeling met je agenda of via gegevens die jij aanlevert. We stemmen ook af hoe patiënten of klanten over die berichten worden geïnformeerd.

Welke gegevens noteert de assistent in een praktijk?

Alleen wat nodig is om de afspraak te plannen: naam, contactgegevens, het soort afspraak en het gewenste moment. Welke gegevens dat precies zijn en waar ze terechtkomen, leggen we vooraf met jou vast.

Is dit ook zinvol als ik alleen werk?

Wie alleen werkt, kan tijdens een behandeling niet opnemen. Of een assistent dan de moeite loont, hangt af van hoeveel oproepen en berichten je mist. Dat bekijken we eerlijk tijdens de kennismaking.

Benieuwd wat dit voor jouw praktijk of salon kan betekenen?

In een korte kennismaking bekijken we wanneer je onbereikbaar bent en welke aanvragen en afmeldingen een assistent kan opvangen.

Plan een kennismaking

Je komt terecht bij het contactformulier op de homepage. Vrijblijvend en zonder verplichtingen.

Andere sectoren