AI-assistenten voor HVAC & installatiebedrijven

Geen gemiste oproep meer terwijl je op de klus staat.

Een AI-assistent neemt storingsmeldingen, onderhoudsaanvragen en offertevragen aan via telefoon, WhatsApp en je website. Hij verzamelt het probleem en de klantgegevens en zorgt dat de aanvraag bij de juiste medewerker terechtkomt.

Plan een kennismaking Bekijk een voorbeeld

Vrijblijvend. We bekijken samen wat voor je bedrijf zinvol is, en wat niet.

Herkenbaar?

Op het dak of onder een ketel neem je niet op

Het werk gebeurt bij de klant, niet naast de telefoon. Intussen komen storingen, onderhoudsvragen en offerteaanvragen gewoon binnen.

  • Gemiste oproepen tijdens werkzaamheden

    Je zit onder een ketel of staat op het dak en de telefoon gaat. Opnemen lukt niet, terugbellen schuift door naar de avond.

  • Onvolledige aanvragen

    ‘Mijn verwarming doet het niet.’ Zonder adres, toestel of foutcode moet je eerst nabellen voor je kunt plannen.

  • Offertes zonder opvolging

    De offerte voor een warmtepomp of airco is verstuurd, en daarna blijft het stil. Van nabellen komt het niet.

  • Meldingen buiten kantooruren

    Een storing op vrijdagavond of in het weekend blijft liggen tot maandag, tenzij iemand de telefoon bij zich houdt.

Onze oplossingen

Wat we voor je bedrijf kunnen inrichten

Je kiest zelf welke onderdelen je inzet. Alle kanalen werken met dezelfde informatie over je bedrijf en dezelfde verdeling van aanvragen over je team.

  • AI-telefonie

    Neemt op wanneer jij en je collega’s op de klus staan. Vraagt naam, adres, type toestel en de aard van het probleem uit en legt een afspraak- of terugbelverzoek vast.

  • AI-chatbot

    Beantwoordt op je website vragen over onderhoud, je werkgebied en je aanbod, en neemt aanvragen op voor een offerte of onderhoudsbeurt.

  • WhatsApp-automatisering

    Klanten melden een storing of vragen onderhoud aan via een bericht. De assistent vraagt de ontbrekende gegevens en geeft een complete aanvraag door.

  • Klantenopvolging

    Na een verstuurde offerte stuurt de assistent een bericht na: zijn er nog vragen, wil de klant een afspraak? Het antwoord komt bij de verantwoordelijke medewerker terecht.

  • Afspraakherinneringen

    Een herinnering vóór het bezoek van de monteur, en een bericht wanneer het periodieke onderhoud eraan komt, als die gegevens beschikbaar zijn.

  • Afhankelijk van koppelingen

    Vrije momenten voorstellen, klantgegevens opzoeken of aanvragen rechtstreeks in je planning zetten kan alleen via een afgesproken koppeling met je agenda of planningssoftware. Zonder koppeling legt de assistent een voorkeursmoment vast dat je team bevestigt.

Een concreet voorbeeld

Van eerste aanvraag tot opvolging

Maandagochtend. De ploegen zijn onderweg naar hun eerste klus. Een klant belt voor een offerte.

  1. 1

    Eerste aanvraag

    De klant belt, stuurt een bericht of gebruikt de chat op je website. De assistent reageert meteen, ook als iedereen op de baan is.

  2. 2

    Probleem en klantgegevens

    Hij stelt de vragen die jij zou stellen: wat is er aan de hand, om welk toestel gaat het, waar en hoe is de klant bereikbaar?

  3. 3

    Naar de juiste medewerker

    Een storing gaat naar de planning of de wachtdienst, een offertevraag naar verkoop: volgens de verdeling die jij vastlegt. Je team beoordeelt de aanvraag en bevestigt.

  4. 4

    Opvolging

    Na een offerte stuurt de assistent een bericht na. Reageert de klant, dan komt dat bij dezelfde medewerker terecht.

Offerteaanvraag Airco · 2 slaapkamers
Kanaal
Telefoon · maandag 08:40
Klant
K. Wouters
Telefoon
0470 12 34 56
Locatie
Rijwoning, Mechelen
Aanvraag
Nieuwe installatie, 2 slaapkamers
Naar
Verkoop / offertes
Status
Wacht op opvolging door je team

Wordt verstuurd naar e-mail, agenda of het systeem dat we samen afspreken.

Fictief voorbeeld ter illustratie. De assistent geeft geen technisch advies en noemt geen prijzen die jij niet hebt goedgekeurd. Bij gasgeur of ander mogelijk gevaar verwijst hij naar jouw noodprocedure en de hulpdiensten.

Duidelijke grenzen

Wat de assistent doet, en wanneer een medewerker het overneemt

Dit doet de assistent

  • Oproepen en berichten opvangen tijdens werkzaamheden en buiten kantooruren
  • Probleem, toestel en klantgegevens volledig uitvragen
  • Aanvragen naar de juiste medewerker sturen
  • Offertes en onderhoudsafspraken opvolgen

Dit neemt een medewerker over

  • Technische beoordeling en diagnose
  • Offertes opmaken en prijzen bepalen
  • Beslissen wat spoed is, volgens de regels die jij vastlegt
  • De definitieve bevestiging van afspraken, tenzij een koppeling is afgesproken

Afspraken, beschikbaarheid en gegevens uit je eigen systemen zijn alleen beschikbaar via koppelingen die we vooraf samen afspreken en testen. Wat niet gekoppeld is, geeft de assistent door aan je team.

Zo werken we

In vier stappen naar een assistent die bij je bedrijf past

Je hoeft geen technisch project te leiden. We denken mee en nemen het uitzoekwerk uit handen.

  1. Stap 1

    Kennismaking

    We bespreken hoe je bedrijf werkt: welke aanvragen binnenkomen, wanneer niemand kan opnemen en waar meldingen of offertes blijven liggen.

  2. Stap 2

    Processen en koppelingen bepalen

    We bepalen welke gegevens de assistent uitvraagt per soort aanvraag (storing, onderhoud, offerte), wat spoed is en welke medewerker wat krijgt. We bekijken welke koppelingen mogelijk zijn, bijvoorbeeld met je agenda of planningssoftware.

  3. Stap 3

    Configureren

    We richten de assistent in met je diensten, werkgebied, openingstijden en de regels voor spoed en gevaarlijke situaties.

  4. Stap 4

    Testen en verbeteren

    We testen met realistische gesprekken: een storing, een onderhoudsaanvraag, een offertevraag. Na de start lopen we gesprekken na en stellen we bij.

Veelgestelde vragen

Vragen die we vaak krijgen van installatiebedrijven

Wat doet de assistent bij gasgeur of een andere gevaarlijke situatie?

Samen met jou leggen we vast wat de assistent dan doet, bijvoorbeeld meteen verwijzen naar jouw noodprocedure en de hulpdiensten. Een AI-assistent is nooit de enige schakel bij veiligheidsvragen; daarom stellen we die regels vooraf strak in.

Hoe komt een aanvraag bij de juiste medewerker terecht?

Vooraf leggen we vast wie wat krijgt, bijvoorbeeld storingen naar de planning of de wachtdienst en offertevragen naar verkoop. De assistent stuurt de samenvatting naar het kanaal dat daarbij hoort, zoals e-mail of een afgesproken koppeling.

Kan de assistent een foutcode uitleggen of technisch advies geven?

Hij noteert de foutcode en geeft die door. Uitleg geeft hij alleen voor zover jij die hebt aangeleverd en goedgekeurd. Een diagnose blijft het werk van de monteur.

Kan de assistent zelf een monteur inplannen?

Met een afgesproken koppeling aan je agenda of planningssoftware kan hij vrije momenten voorstellen. Zonder koppeling legt hij een voorkeursmoment vast dat je team bevestigt.

Hoe werkt de opvolging van offertes?

De assistent stuurt na een afgesproken aantal dagen een bericht na. Daarvoor moet hij weten welke offertes zijn verstuurd: via een koppeling of via gegevens die jij aanlevert. Hoe vaak en via welk kanaal, bepalen we samen.

Neemt de assistent ook ’s nachts en in het weekend aanvragen aan?

Ja. Wat er daarna met een melding gebeurt, bepaal jij: doorsturen naar de wachtdienst, of klaarzetten voor de volgende werkdag.

Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen?

In een korte kennismaking bekijken we welke oproepen en aanvragen je nu mist en wat een assistent daarvan kan overnemen.

Plan een kennismaking

Je komt terecht bij het contactformulier op de homepage. Vrijblijvend en zonder verplichtingen.

Andere sectoren